Архивная служба Вооружённых сил

Чем занимается служба

Задача сформулирована просто: собирать, хранить и систематизировать документы, отражающие историю Вооружённых сил. За этим стоит несколько направлений.

Первое — сохранность. Бумага живёт, только если её держат в нужной температуре и влажности, а фонды периодически проверяют и реставрируют. Документов миллионы, и каждый когда-нибудь понадобится.

Второе — учёт. Документ, который невозможно найти, всё равно что утрачен. Поэтому существует научно-справочный аппарат: описи, каталоги, указатели, по которым отыскивают нужное дело среди десятков тысяч фондов.

Третье — доступ. Служба выдаёт документы для научной, служебной и образовательной работы, отвечает на запросы граждан, консультирует исследователей.

Четвёртое — контроль. Служба следит, как обращаются с документами в самих военных учреждениях: что подлежит передаче в архив, а что можно уничтожить и в каком порядке.

Служба работает не только с прошлым. Документы поступают постоянно: сегодняшние приказы через положенный срок тоже станут архивными делами, и порядок их передачи устанавливает та же служба.

Отсюда двойная природа работы. С одной стороны — историческое хранилище, с другой — действующее делопроизводство ведомства, у которого свои сроки, формы и требования.

Служба относится к тем структурам ведомства, работа которых видна посторонним чаще всего: в архив пишут люди, никак с армией не связанные.

Как всё начиналось

Точка отсчёта — 2 июля 1936 года. В тот день приказом народного комиссара обороны СССР создали Отдел архивов наркомата. Возглавил его полковник Кондашов, а весь коллектив состоял из восьми человек.

Восьмерым предстояло сделать многое: выработать правила, наладить приём документов из управлений и штабов, начать формировать фонды. Дело пошло быстро. К началу Великой Отечественной войны в архиве хранилось больше двухсот тысяч дел.

Война потребовала спасать уже сам архив. Документы эвакуировали в Бузулук Оренбургской области — подальше от фронта. Обратно в Подмосковье фонды вернулись после войны: в 1946 году архив разместили в Подольске, где он находится и сегодня.

До 1936 года военные документы хранились разрозненно: часть в общих государственных архивах, часть при управлениях, многое просто оседало в штабах. Приказ наркома собрал это в одну систему.

Дореволюционные фонды при этом остались в других хранилищах: документы императорской армии находятся в военно-историческом архиве, и Подольск с ними напрямую не связан.

Эвакуация в Бузулук стоит отдельного слова. Вывозить приходилось не ценности и не оборудование, а бумагу — тонны бумаги, которую нельзя было ни намочить, ни перепутать. Порядок хранения при этом требовалось сохранить, иначе после войны фонды пришлось бы разбирать заново.

Первый начальник, полковник Кондашов, руководил делом в самые трудные годы: становление, война, эвакуация и возвращение фондов.

Что хранится в Подольске

Цифры дают представление о масштабе. Около девяноста тысяч фондов, свыше восемнадцати миллионов единиц хранения. Документы охватывают период с восемнадцатого века до конца двадцатого.

Состав фондов широкий: материалы штабов, частей и соединений, военно-учебных заведений, управлений наркомата и министерства. Отдельно хранятся документы по личному составу — то, за чем чаще всего обращаются частные лица.

Хранилища разделены по темам и периодам, и это не формальность: искать документ 1943 года и документ 1985-го приходится по-разному, с разными описями и справочниками.

При архиве работает научно-справочная библиотека с литературой по истории Великой Отечественной войны и других периодов. Ею пользуются и сотрудники, и приезжающие исследователи.

Названия архив менял несколько раз следом за переменами в ведомстве. С 1975 года он был Центральным архивом министерства обороны СССР, с 1992-го — Центральным архивом министерства обороны Российской Федерации. В том же 1992 году в Пугачёве Саратовской области открыли филиал.

Хранилища занимают несколько корпусов. Дела стоят в связках на стеллажах, к каждому фонду прилагается опись, а поиск начинается с определения фонда: номер части, её подчинённость, годы существования.

Работа с такими объёмами требует времени. Запрос по конкретному человеку выполняется неделями, потому что сначала нужно понять, в каком фонде искать, а потом просмотреть дела вручную.

Документы Великой Отечественной

Основная часть фондов приходится на войну. Донесения о потерях, наградные листы, журналы боевых действий, приказы по частям, схемы операций — всё это лежит в Подольске и составляет главный источник по истории тех лет.

Наградные листы читают особенно часто. В них от руки написано, за что представлен человек: какой бой, какие обстоятельства, что сделал. Иногда это единственное свидетельство о конкретном дне из жизни солдата.

Донесения о потерях позволяют устанавливать судьбы пропавших без вести. Записи в них делались в спешке, с ошибками в фамилиях и датах, и работа исследователя часто состоит в сопоставлении нескольких документов.

Есть и документы позднего времени: материалы частей и учреждений советской армии восьмидесятых, документы по Афганистану, по военным округам. Их запрашивают реже, но интерес к ним растёт по мере того, как эти годы становятся историей.

Руководство и работа с посетителями

Архивную службу Вооружённых сил возглавляет полковник Эдуард Аркадьевич Падерин. Центральным архивом руководит директор — Александр Викторович Приютов.

В структуре архива, помимо администрации, есть отдел обеспечения сохранности и государственного учёта документов, отдел научно-справочного аппарата, режимно-секретное подразделение, финансово-экономический и организационно-методический отделы.

Работа с посетителями устроена через читальный зал. Порядок допуска зависит от того, кто обращается: у граждан России он один, у иностранных исследователей другой — им требуется предварительное письменное обращение к начальнику службы. Такое правило действует давно.

Запросы по личному составу можно направлять письмом, не приезжая. Это основной способ, которым пользуются родственники, разыскивающие сведения о фронтовиках.

У архива есть и научная сторона. Сотрудники участвуют в военно-исторических исследованиях, готовят публикации документов, помогают составлять сборники и справочники по истории войн.

Отдельная линия — рассекречивание. Часть документов десятилетиями оставалась закрытой, и их постепенный вывод в открытый доступ ведётся по установленной процедуре, а не по решению отдельных сотрудников.

Оцифровка

Перевод документов в цифру идёт давно и по необходимости: подлинник страдает от каждого обращения, а копию можно смотреть без вреда для дела. Плюс электронный поиск заменяет часы работы с описями.

Оцифровано пока не всё, и полностью это вряд ли выполнимо в обозримые сроки: восемнадцать миллионов дел означают миллиарды страниц. Приоритет отдают тому, что запрашивают чаще, — материалам по личному составу и наградным документам.

Одновременно ведётся автоматизация учёта: где какое дело стоит, кому выдавалось, когда проверялось состояние. Для хранилища такого размера это отдельная задача.

• 2 июля 1936 — приказом наркома обороны создан Отдел архивов
• к 1941 году — в архиве больше 200 тысяч дел
• 1941—1945 — фонды эвакуированы в Бузулук
• 1946 — архив размещён в Подольске
• 1975 — становится Центральным архивом министерства обороны СССР
• 1992 — переименован в архив министерства обороны России, открыт филиал в Пугачёве

Для историков архив в Подольске — главный источник по советской армии двадцатого века. Без него нельзя написать ни серьёзной работы о Великой Отечественной, ни истории отдельной части.

Для семей это другое. Здесь лежат документы, по которым устанавливают судьбу пропавшего без вести, находят место захоронения, подтверждают участие в боях и право на награду, полученную, но не вручённую.

Часть материалов оцифрована и попала в общедоступные базы данных, где сведения о награждённых и погибших можно искать через интернет. Это сняло с архива долю запросов, но не всю: многое по-прежнему приходится смотреть в подлинниках.

Есть и юридическая сторона. Справки из архива нужны для оформления льгот, подтверждения службы, установления родства и внесения имён в книги памяти. Так что служба работает и на историю, и на нынешние житейские дела.